Instruks for virksomhets- og økonomistyring i Artsdatabanken

Instruksen er fastsatt av Klima- og miljødepartementet i medhold av § 3 i Reglement for økonomistyring i staten og trer i kraft 1. januar 2018.

1. Formål

Denne instruksen inneholder grunnleggende krav til etatens virksomhets- og økonomistyring. Instruksen beskriver samfunnsoppdrag, myndighet og ansvar, samt administrative krav til Artsdatabanken. Økonomiforvaltningen skal følge "Reglement for økonomistyring i staten" og Finansdepartementets bestemmelser om økonomistyring i staten med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av denne instruksen. Artsdatabanken skal kunne dokumentere interne rutiner og prosesser i instrukser, retningslinjer og rutinebeskrivelser. Instruksen er bygd opp som et supplement til økonomiregelverket, og må ses i sammenheng med de årlige tildelingsbrevene og styringsdialogen for øvrig. 

2. Artsdatabankens myndighets- og ansvarsområde

Artsdatabanken er et ordinært forvaltningsorgan (bruttobudsjettert virksomhet) som er underlagt Klima- og miljødepartementet. Artsdatabanken skal være faglig uavhengig, og ha eget styre og egen direktør, jf. mandatet. 

Artsdatabanken er en nasjonal kunnskapsbank om naturmangfold i Norge. Artsdatabankens viktigste oppgave er å forsyne samfunnet med oppdatert og lett tilgjengelig kunnskap om naturtyper, arter og populasjoner (genetisk variasjon). 

Artsdatabanken skal utarbeide kunnskapsgrunnlag og tjenester, jf. punkt 4 i Artsdatabankens mandat, som grunnlag for å oppnå klima- og miljømålene som årlig blir presentert i Prop. I S. De spesifikke mål, prioriteringer, styringsparametere og oppdrag som Artsdatabanken skal gjennomføre det enkelte år blir gitt i de årlige tildelingsbrev. 

2.1 Artsdatabankens rolle og hovedfunksjoner 

For å ivareta sitt samfunnsoppdrag skal Artsdatabanken utøve oppgavene som er fastsatt i forvaltningsorganets mandat. 

2.2 Myndighetsutøvelse

Tilskuddsforvaltningen ved Artsdatabanken skal utøves i samsvar med statens økonomiregelverk. 

3. Fullmakter

3.1 Fullmakt til å opprette og inndra stillinger

Direktøren har fullmakt til å opprette og inndra stillinger innenfor rammen av driftsbevilgninger som stilles til disposisjon for Artsdatabanken i tildelingsbrevet. Oppretting og inndragning av stillinger skal skje i samsvar med bestemmelsene i lov om statens ansatte og hovedavtalen i staten. 

3.2 Fullmakt til å pådra staten forpliktelser om utbetaling i fremtidige budsjettår 

Artsdatabanken kan ha utestående tilsagn om tilskudd ved utgangen av et år dersom tilsagnsfullmakt for vedkommende budsjettpost er tildelt fra Klima-og miljødepartementet. Utestående tilsagn skal ikke overstige fullmakten med tillegg av eventuelle beløp som er 
overført til neste budsjettår under den aktuelle budsjettposten. 

Utbetalinger som forutsettes foretatt i framtidige budsjettår, må dekkes innenfor den til enhver tid gjeldende tildeling på den aktuelle posten. Tilsagn om tilskudd skal normalt ikke gis for lengre tid enn tre år, dvs. bevilgningsåret pluss to år til. Den sentrale økonomienheten skal ha en samlet oversikt som til enhver tid viser alle utestående bestillinger og tilsagn. 

Tilsagnsfullmakter gjelder kun for ett år. Utestående tilsagn som forventes utbetalt i senere budsjettår, må dekkes innenfor nye fullmakter for det aktuelle året. Forslag om slike fullmakter fremmes i den ordinære budsjettprosessen. 

3.3 Myndighet til å avgjøre erstatning til tilsatte ved skade på eller tap av private eiendeler 

Ny bestemmelse kommer i 2018. 

4.Styringsdialog og rapportering

Styringsdialogen mellom departementet og Artsdatabanken skal gjennomføres i samsvar med "Reglementet" og "Bestemmelsene". Hovedelementet i styringsdialogen er tildelingsbrevet. Styringsdialogen skal dokumenteres. 

5.Virksomhetens regnskapsprinsipp

Artsdatabanken skal føre regnskap etter kontantprinsippet slik det fremgår av Bestemmelser om økonomistyring i staten kap. 3.4.2 punkt d. 

6.Virksomhetsledelsen

Styret
Artsdatabanken ledes av et styre som oppnevnes i tråd med Artsdatabankens mandat. Styret har det overordnede ansvaret for virksomheten. Styret skal vedta årlige virksomhetsplaner og budsjettforslag til bevilgede myndigheter og godkjenne årsrapporter 
inkl. regnskap. Styret har også ansvar for at årsrapport for foregående år og budsjettforslag for kommende år oversendes Klima-og miljødepartementet. 

Styret har det overordnede ansvaret for at virksomheten er i samsvar med lover, forskrifter, etiske retningslinjer og andre forordninger knyttet til Artsdatabanken virksomhet. Styret har ansvar for at Artsdatabankens økonomi- og virksomhetsstyring er i samsvar med tildelingsbrevet, Reglement for økonomistyring i staten, og denne instruksen. Styret skal vedta en intern instruks for økonomiforvaltningen i Artsdatabanken. 

Dersom styret oppretter en særskilt intern revisjonsenhet eller ønsker å kjøpe en slik tjeneste fra konsulenter, skal oppgavene presiseres i særskilt instruks som skal foreligge samtidig med opprettelsen. Departementet skal ha kopi av instruksen. 
Styret leder arbeidet med ansettelse av direktør og kommer med innstilling til departementet. 

Direktøren
Artsdatabankens direktør har ansvar for den daglige ledelsen av Artsdatabanken og har ansvar for at de vedtak som er truffet av styret og av overordnet myndighet settes i verk. Direktøren har det daglige ansvar for at virksomheten drives i tråd med denne instruksen og gjeldende regler for statlig virksomhet. Direktøren har avgjørelsesmyndighet i alle saker som ikke avgjøres av styret eller overordnet myndighet. Avgjørelsesmyndigheten kan delegeres til andre tjenestemenn ved virksomheten etter retningslinjer gitt av styret.

Direktøren ansettes av departementet etter innstilling fra styret. Direktøren ansettes på åremål, jf. forskrift til lov om statens ansatte mv. § 5. 

7. Miljøledesystem

Artsdatabanken skal ha et miljøledelsessystem. Som del av dette skal Artsdatabanken vurderer klima- og miljømessige konsekvenser av anskaffelser og livsløpskostnader i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser.